El presupuesto.
Por tanto, es un documento expedido siempre por quien tiene que entregar unos bienes o ejecutar un servicio. Tiene la validez de un contrato de compraventa y es vinculante solamente para la parte vendedora, mientras la parte compradora no acepte el presupuesto.
Dicha aceptación se podrá expresar mediante la firma del documento expedido por el vendedor, creándose en ese momento las obligaciones recíprocas para ambas partes, igual que el contrato de compraventa; o bien de forma tácita, mediante el consentimiento a recibir la cosa o a la ejecución del servicio, en los términos contenidos en el presupuesto.
- Identificación de las partes; vendedora y compradora.
- Fecha de expedición.
- Periodo de validez o plazo para la aceptación.
- Expresión de si los premisos de obra, transporte, licencias, etc., están incluidos en el precio.
- Impuestos, o indicar si están incluidos en el precio.
- Precio estipulado
El pedido.
El pedido es el documento que realiza una empresa o profesional a un proveedor, en el que se solicitan unas determinadas mercancías o la prestación de un servicio.
Para la realización de un pedido no es necesaria la existencia previa de un presupuesto. Normalmente el pedido es un documento expedido por la parte compradora y que obliga a esta unilateralmente, de forma que no se crean obligaciones para el vendedor hasta que acepta el pedido en los términos y condiciones expresados por el comprador.
La aceptación del pedido por la parte vendedora se puede realizar por escrito o de forma tácita, es decir mediante la entrega de los bienes o servicios en los términos en los que se formuló la solicitud, dándose por cumplidas las condiciones estipuladas para la entrega y obligando al comprador con las obligaciones de un contrato de compraventa.
Formalización del pedido.
Cuando una empresa va a realizar un pedido y desea dejar constancia de las cantidades, precios y demás condiciones, puede hacerlo a través de diferentes medios de transmisión; todos ellos tienen la misma validez contractual. Las formas más habituales son las siguientes:
- Verbalmente. La principal característica es la inmediatez y la posibilidad de negociar con el interlocutor. Pero presenta algunas desventajas: no queda constancia y por lo tanto podría perder la validez contractual; por otro lado, dada esta falta de constancia, podrían surgir con posterioridad diferentes interpretaciones.
- Por transmisión electrónica (correo electrónico, fax). Tiene la ventaja de la inmediatez y de la constancia.
- Por correo ordinario. Tiene la ventaja de la constancia pero pierde la inmediatez.
- Nota de pedido. Aporta la ventaja de la constancia. Además su diseño se ajusta a las necesidades y características de una compraventa determinada, por lo que es más facil cumplimentar con todos los datos necesarios.
- Mediante agente o representante comercial. Tiene las mismas características que la nota de pedido, pero además cuenta con la ventaja de la información que pueda proporcionar directamente el representante y el hecho de que él entrega directamente el documento.
Clases de pedidos.
Pedido en firme. El comprador y el vendedor conocen todas las condiciones en las que se va a realizar la operación y la realización de la entrega. Por tanto, están pactadas todas las condiciones en las que se llevará a cabo la compraventa, tales como precios, descuentos, gastos, plazos, forma de pago, etc. El pedido tiene carácter contractual desde el momento que se formaliza, y el incumplimiento por alguna de las partes tendría las mismas consecuencias que el incumplimiento de un contrato de compraventa.
El documento que se formaliza en un contrato en firme es el pedido o nota de pedido.
Pedido condicional. Se formaliza cuando sobre la operación de compraventa para la que se realiza está condicionad a posteriores acuerdos tales como descuentos, rappels, plazos de entrega, forma de pago, gastos de transporte, etc. El comprador propone las condiciones y el pedido queda sometido a la aceptación por parte del vendedor. El documento solamente será válido cuando el vendedor acepte todas las condiciones. En el caso contrario, el pedido será nulo. El documento que se formaliza recibe el nombre de propuesta de pedido.
El albarán o nota de entrega.
El albarán, también denominado nota de entrega, es el documento expedido por quien efectúa una entrega, vendedor, para enviarlo junto con las mercancías al comprador, para que lo devuelva firmado una vez haya recibido el envío.
El albarán sirve como justificante de la recepción de las mercaderías: gracias a él queda constancia de que se han recibido en las condiciones expresadas en el documento, en cuanto a la cantidad recibida y en cuanto a sus características, permitiendo al vendedor la expedición de la correspondiente factura.
Generalmente se expiden al menos un original y una copia. El original será firmado por el comprador cuando reciba las mercancías, tras lo cual debe devolverlo al vendedor. La copia del albarán quedará en poder del comprador, para que verifique lo recibido con la posterior factura y compruebe que lo facturado es lo efectivamente recibido. Es muy común que, además de los dos ejemplares anteriormente citados, se emita una segunda copia para el almacén de donde han salido las mercancías, y una tercera copia para el departamento de ventas.
Aspectos formales.
Aunque
no existe una norma legal que obligue a expedir el albarán con unos
determinados requisitos, el contenido mínimo de este documento será el
siguiente:
- Datos del vendedor: nombre o razón social, domicilio, NIF y teléfono de contacto.
- Datos del comprador: nombre o razón social, domicilio, NIF y teléfono de contacto.
- Fecha de emisión.
- Número de documento.
- Forma de envío, expresando las condiciones y datos del transporte.
- Descripción completa de la mercancía: número de unidades, número de cajas, etc. que sirvan para identificar los bienes entregados.
- Observaciones que estime oportuno el vendedor, dirigidas tanto al transportista como al receptor de las mercancías.
- Recibí. Espacio destinado para que el destinatario de las mercancías exprese el nombre y la firma de la persona autorizada para la recpeción.
El objetivo principal de la firma del albarán es certificar la recepción de las mercancías. Por tanto, las condiciones económicas bajo las que se ha pactado la compraventa suelen quedar en un segundo plano. Así, encontramos dos modelos de albarán:
- Albarán valorado: en él figuran los precios de los artículos. Por tanto, quien reciba esos artículos y firme el albarán estará informado, no solo de lo que está recibiendo, sino también de los precios unitarios y del valor total. Este tipo de albarán es usual en establecimientos donde el interesado retira personalmente los bienes comprados, dando conformidad al valor expresado en ellos. En muchos casos figuran además de los precios unitarios, los descuentos a aplicar.
- Albarán sin valorar: en él se han omitido los precios unitarios y el valor total de lo comprado o transportado. Este tipo de albaranes es aconsejable cuando las mercancías son entregadas a una tercera persona o son enviadas por transportistas.
La carta de porte.
La carta de porte es el documento que justifica el desplazamiento de mercancías y describe el contenido de las mismas. Acompañará a estas durante el transporte, hasta su entrega al consignatario. Debe redactarse en papel o en formato electrónico.
La carta de porte no está sujeta a un formato oficial (es de libre edición), por lo que puede ajustarse al modelo, formato y denominación que más convenga a las partes intervinientes, pero deben expedirse tantas copias como partes intervengan en el transporte. La obligación de confeccionar y expedir la carta de porte corresponderá al cargador o, si no fuera posible, al expedidor. Finalizado el transporte del envío de que se trate, el transportista y el cargador (y, en su caso, el operador de transportes) deberán conservar una copia de la documentación de control, a disposición de la Inspección del Transporte Terrestre, durante al menos un año.
Los transportistas, usuarios de transporte de mercancías y operadores de transporte están obligados a documentar cada uno de los envíos en que se materialicen los contratos de transporte de mercancías por carretera que celebren en el correspondiente albarán, carta de porte u otra documentación acreditativa, que deberá acompañar a las mercancías en su desplazamiento, en el que deberán constar, al menos, los siguientes datos:
- Nombre y domicilio de la empresa cargadora.
- Nombre y domicilio de la empresa transportista.
- Nombre y domicilio del destinatario o consignatario del envío.
- Nombre y domicilio del remitente del envío.
- Indicación sobre portes pagados o debidos.
- Naturaleza, peso y, en su caso, número de bultos transportados.
- Firma del transportista receptor de la carga.
- Fecha de realización del transporte.
La factura.
También conocida como factura de compra o factura comercial, es un documento que refleja toda la información de una operación de compraventa porque muestra o detalla el producto comprado o vendido.
¿Qué debe contener una factura?
Existen distintos formatos para una factura, todos están obligados a llevar cierta información mínima para que el documento sea válido.
- La serie de la factura: pueden establecerse diferentes series de facturación, en especial si se tiene varios establecimientos o se realizan operaciones de distinta naturaleza.
- El número de factura: dentro de cada serie, el número de cada factura debe de ser siempre correlativo con la fecha de la misma. Es decir, no puede emitirse dentro de la misma serie una factura con fecha posterior a la ultima emitida y un número inferior, ni deben existir "huecos" en la numeración.
- La fecha de factura: fecha en la que la factura es emitida.
- Fecha de realización de la operación, en caso de ser distinta a la fecha de expedición o emisión de la factura.
- Datos del vendedor, todos los datos del emisor de la factura:
- Nombre y apellidos o razón social.
- NIF del empresario (o CIF en caso de sociedades)
- Domicilio fiscal (todos los datos)
- Datos del cliente, todos los datos del destinatario de la factura:
- Nombre y apellidos o razón social.
- NIF del empresario (o CIF en caso de sociedades)
- Domicilio fiscal (todos los datos)
- Descripción de la operación: prestación del servicio o productos que se venden con detalle de unidades, precio unitario, descuentos, y ofertas no incluidas en el precio.
- Desglose de los porcentajes de IVA (tipos de IVA) aplicados a cada operación dentro de la propia factura.
- Desglose de todas las cuotas de IVA: importe del IVA repercutido al cliente, que debe aparecer siempre por separado.
- Desglose entre "base" y "cuota" de IVA. Si la factura tiene varios tipos de IVA diferentes, la factura deberá recoger por separado la base y cuota correspondiente a cada uno de los tipos.
- Recargo de equivalencia. Si el cliente está incluido en el Régimen Especial del Recargo de Equivalencia y le vendemos productosobjeto de su actividad además de repercutirle el IVA deberemos de repercutirle también el recargo que corresponda a cada uno.
- Precepto legal, en el caso de que emitamos una factura de venta que esté exenta de IVA.
Tipos de facturas.
- Factura ordinaria: la que todos conocemos como factura normal o completa.
- Factura simplificada: es la que antiguamente conocíamos como ticket.
- Factura rectificativa: son las creadas para corregir errores de alguna factura anterior.
- Factura recapitulativa: documenta agrupaciones de facturas de un período de tiempo.
- Factura electrónica: la versión digital del documento.
Plazos.
La expedición de facturas debe efectuarse al realizarse la operación. Sin embargo, cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional (que actúe como tal), deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente, contado a partir del citado momento.
En todo caso, los documentos deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación del impuesto en el que se hayan realizado las operaciones.
El plazo de envío al cliente de la factura una vez emitida es de un mes desde la fecha de emisión.
La legislación nos obliga a conservar tanto las facturas emitidas como las recibidas en nuestra actividad económica.
El vendedor debe conservar una copia de cada factura emitida o ticket durante seis años a partir de su emisión.
El comprador que tenga la condición de empresario debe conservar las facturas recibidas, numerándolas correlativamente durante:
- Seis años si se trata de géneros para la venta.
- Diez años cuando haya adquirido inversiones para la empresa (como mobiliario o maquinaria).
- Quince años en la compra de bienes inmuebles (locales, edificios, terrenos...)
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